Politique de confidentialité et de protection des Renseignements personnels du Site web

1. Information générale

a) Introduction

Objectif de la présente Politique. La protection de la vie privée est importante pour la Ville de Mascouche (ci-après la « Ville », « Nous », « Notre », « Nos »). Pour cette raison, Nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de Vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables au Québec et au Canada. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit Nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de traitement, de communication, de conservation et de destruction des Renseignements personnels des personnes bénéficiant de Nos Services, des visiteurs du présent Site web et de ses utilisateurs (ci-après « Vous », « Votre », « Vos »).

Invitation à consulter Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels. Nous Vous invitons à consulter Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels qui identifie Nos règles encadrant Notre gouvernance de Vos Renseignements personnels.

Consentement. En utilisant https://mascouche.ca/ (ci-après Notre « Site de la Ville »), https://citoyen.mascouche.ca/ (ci-après Notre « Espace Citoyen »), Notre banque de réponses aux questions les plus fréquemment demandées à https://faq.mascouche.ca/ (ci-après « FAQ »), ou https://biblio.ville.mascouche.qc.ca/ (ci-après Notre « Portail pour la bibliothèque ») (ci-après collectivement le « Site web ») ou l’un de Nos Services, Vous acceptez que Nous puissions recueillir, utiliser, communiquer, divulguer et conserver (ci-après « Traiter » ou « Traitement ») Vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites aux présentes. Si Vous n'acceptez pas de respecter et d'être lié par la présente Politique, Vous n’êtes pas autorisé à visiter, accéder ou utiliser Notre Site web ou Nos Services, ni à partager Vos Renseignements personnels avec Nous.

Limites de la politique. Cette Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés, des représentants et des consultants de la Ville, ou à toute autre personne affiliée à la Ville, ainsi qu’à toute information qui ne constitue pas un Renseignement personnel tel que défini par les lois applicables au Québec et au Canada.

b) Responsable de la protection des renseignements personnels

Coordonnées du ou de la Responsable de la protection des renseignements personnels. Tous commentaires, questions et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de la Ville en matière de respect de la vie privée peuvent être adressés à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Nom : Sandra De Cicco

Titre : Responsable à la protection des renseignements personnels, greffière et directrice des services juridiques

Téléphone : 450 474-4133, poste 9000

Courriel : envoyer un courriel

Adresse postale : 3034 Chemin Sainte-Marie, J7K-1P1

2. Définitions

Définitions de certaines notions ou expressions. Les notions et expressions qui suivent, lorsqu’ils apparaissent avec une première lettre en majuscule dans la Politique, ont le sens qui leur est attribué ci-après, à moins d’une dérogation implicite ou explicite dans le texte :

« Ville », « Nous », « Notre », « Nos » : Ville de Mascouche.

« Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite des Renseignements personnels pour le compte de la Ville. Il s’agit de sociétés tierces ou des personnes employées par la Ville pour faciliter les Services, fournir les Services pour le compte de la Ville, effectuer des services liés aux Services ou aider la Ville à analyser l’utilisation des Services.

« Bannière de témoins de connexion » : fenêtre intempestive réclamant Votre consentement à l’utilisation et à la collecte de certains de Vos Renseignements personnels sur le Site web.

« Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels » : document décrivant Nos règles encadrant Notre gouvernance de Vos Renseignements personnels. Ces règles prévoient, entre autres, les rôles et les responsabilités des membres de Notre personnel tout au long du cycle de vie de ces renseignements, une description de Notre processus de traitement des plaintes relatives à la protection de Vos Renseignements personnels, une description de Nos activités de formation et de sensibilisation en matière de protection des Renseignements personnels ainsi que le cas échéant, les mesures de protection à prendre à l’égard des Renseignements personnels utilisés ou recueillis dans le cadre de Nos sondages.

« Renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, c’est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte quelque chose sur l’identité, les caractéristiques (ex. : les habiletés, préférences, tendances psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et le comportement de la personne concernée) ou les activités de cette personne, et ce quelle que soit la nature du support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).

« Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne en charge de l’application de la présente Politique et dont les coordonnées sont identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique.

« Services » : fait référence aux services offerts sur notre Site Web et sur Nos pages sur les réseaux sociaux parmi lesquels:

• Vous permettre de créer et gérer un compte d’utilisateur sur Espace Citoyen ;
• Vous permettre de personnaliser les préférences de Votre compte utilisateur ;
• Vous authentifier et gérer l’accès et les utilisations des comptes d’utilisateur sur Espace Citoyen ;
• Répondre et traiter Vos demandes parmi lesquelles :
  • Les requêtes d’accès à l’information ;
  • La réalisation d’affidavit, de déclaration solennelle ou sous serment ;
  • La location de salles ou de terrains ;
  • Les demandes de permis ;
  • L’accès au rôle foncier ;
  • Les demandes d’inscription ou de réservation à nos activités ;
  • Les demandes en réservation d’ouvrages sur Notre Portail pour la Bibliothèque ;
  • Les contestations d’infractions par l’utilisation de la plateforme de Constant Express d’Acceo ; et
  • Les demandes de permis, signalements ou requêtes en ligne par l’utilisation de la plateforme Voilà de PG Solutions.
• Vous informer de la règlementation municipale en vigueur ;
• Vous communiquer des informations d’intérêts publics ;  
• Vous communiquer des infolettres et des avis si Vous optez de Vous y abonner. Vous pouvez également choisir de personnaliser vos préférences d'abonnement aux infolettres et avis. Ceux-ci Vous informeront des événements d’actualité, des loisirs, avis, règlements et dates importantes de la Ville.

« Site web » : l’expression « Site web » regroupe collectivement les sites suivants :

• Notre « Site de la Ville » soit https://mascouche.ca/ ;
• Notre « Espace Citoyen » soit https://citoyen.mascouche.ca/ ;
• Notre « FAQ » soit https://faq.mascouche.ca/ ;
• Notre « Portail pour la bibliothèque » soit https://biblio.ville.mascouche.qc.ca/client/fr_CA/default ; et
• Notre section de prise de rendez-vous en ligne avec Microsoft Booking.

« Témoin de connexion » : Les Témoins de connexion ou « Cookies » sont des fichiers textes s’installant sur Votre ordinateur ou Votre appareil mobile. Ces témoins peuvent contenir de l’information sur Votre historique de recherche, les pages web que Vous visitez ainsi que Votre navigateur web.

« Traiter », « Traitement » : Notion englobant toutes opérations pouvant affecter ou concerner un renseignement personnel parmi lesquelles : la collecte, l’utilisation, la conservation, la destruction, la communication ou la transmission.

« Vous », « Votre », « Vos »: Les personnes bénéficiant de Nos Services, les visiteurs du Site web et tous utilisateurs ayant recours aux Services de la Ville.

3. Traitement des Renseignements personnels

3.1 Collecte de Renseignements personnels

3.1.1 Moyens de collecte

Divers moyens. Nous collectons Vos Renseignements personnels par le biais de Notre Site web ou de tout autres moyens technologiques de diverses façons, soit :

• Automatiquement. Lors de Votre connexion à Notre Site Web, l’appareil que Vous utilisez pour Vous connecter Nous communiquera des Renseignements personnels ;
• Par téléphone. Si vous nous contactez ainsi.
• Formulaires électroniques. En remplissant et en Nous communiquant l’un de Nos formulaires électroniques ;
• Courriels communiqués. Par les courriels que Vous Nous communiquez en utilisant l’une des adresses courriel disponibles sur Notre Site web ;
• Témoins de connexion. Par les témoins de connexion (« Cookies ») parmi lesquels les témoins de connexion identifiés à la section 6 - Témoins de connexion et autres technologies similaires ;
• Caméras de surveillance. Par les caméras de surveillance installées sur certains bâtiments (Par exemple : le Poste de police, la Bibliothèque, l’Hôtel de ville, Zone de rencontre neutre…) et dans les stationnements pour protéger ces lieux ainsi que la propriété et les personnes qui s’y trouvent ; et
• Partenaires. Par les tiers qui collectent pour Nous Vos Renseignements personnels qui sont identifiées à la section 3.2 - Collecte de Renseignements personnels par un tiers de la présente Politique.

Profilage et identification. Notre Site Web dispose de fonctions permettant de réaliser un profil de Vos activités sur Notre Site web et de Vous identifier. Ces fonctions sont utilisées par des tiers identifiés à la section 3.5 - Accès, communication et transfert des Renseignements personnels grâce à des témoins de connexion. Nous désactivons ces fonctions par défaut. Vous pouvez les activer par la Bannière de témoins de connexion.

3.1.2 Renseignements personnels collectés

Catégories de renseignements recueillis. Dans le cadre de Nos activités, Nous pouvons traiter différents types de Renseignements personnels incluant les renseignements énumérés ci-dessous. Nous indiquons le caractère obligatoire ou facultatif de chacune de ces collectes :

• des renseignements d’identification et Voscoordonnées, parmi lesquels Votre nom et prénom, Votre adresse postale, Votre adresse courriel, Votre numéro de téléphone ;
  (Collecte obligatoire pour l’obtention de certains Services)
• des renseignements démographiques, tels que Votre âge ou Votre lieu de résidence ;
  (Collecte obligatoire pour l’obtention de certains Services)
• des renseignements techniques ou numériques, incluant des renseignements de connexions et autres informations sur Vos activités sur le Site web, comme Votre adresse IP, les pages que Vous avez consultées, l’heure et la date de Vos visites, Votre nombre de connexions, Votre nom de domaine, l’adresse du site référent (si Vous accédez au Site Web à partir d’un autre site), le type de navigateur que Vous utilisez, le système d’exploitation de Votre appareil et autres informations matérielles et logicielles ;
  (Collecte optionnelle)
• Vos consentements à l’utilisation de certains témoins de connexion sur Notre Site web ainsi qu’à la communication ou à l’utilisation de Vos Renseignements personnels ;
  (Collecte facultative, ils ne sont collectés que si Vous consentez)
• des renseignements dont nous avons besoin pour offrir la prestation de Nos Services, tels les renseignements concernant les Services que Nous Vous avons rendus ou que Nous Vous rendons ; et
  (Collecte obligatoire pour l’obtention de certains Services)
• des renseignements que Vous choisissez de fournir ou de Nous transmettre, par exemple, lorsque Vous remplissez un formulaire en ligne, répondez à des sollicitations, à une demande de réception de nos infolettres ou des sondages, ou que Vous communiquez avec l’un de Nos employés ou l’un de Nos représentants ;
  (Collecte facultative)

Limitation du traitement aux fins nécessaires et légitimes. Dans chaque cas, ces Renseignements personnels sont Traités conformément aux fins légitimes et nécessaires énumérées à l’article 3.4 - Utilisation des Renseignements personnels ci-dessous.

Retirer son consentement à une collecte facultative. À moins que la Loi ou que Vos obligations contractuelles n’en prévoient autrement, Vous pouvez retirer en tout temps Votre consentement à l’utilisation ou la communication de Renseignements personnels suivant une collecte identifiée comme « facultative » en suivant la procédure prévue à la section 3.3 - Refuser une collecte facultative de la présente Politique.

3.2 Collecte de Renseignements personnels par un tiers

PG Solutions. Lorsque Vous utilisez la plateforme Voilà de PG Solutions pour soumettre des demandes de permis en ligne, des signalements ou des requêtes citoyennes ou dans le cadre de contestations d’infractions, PG Solutions nous communiquera les renseignements personnels nécessaires au traitement de vos demandes ou requêtes. À cet effet, Nous pouvons recueillir :

• Vos renseignements d’identification ;
• Vos coordonnées ;
• Votre numéro de constat d’infraction (le cas échéant) ;
• Votre numéro de permis (le cas échéant) ;
• Le fait qu’une transaction ait eu lieu ; et
• L’information que la transaction a été acceptée.

Pour plus d’informations, veuillez consulter la Politique de confidentialité de PG Solutions.

Blanko. Blanko collecte en Notre nom les Renseignements personnels transigeant sur Notre Espace Citoyen. Blanko nous communique également des Renseignements personnels pour la communication d’alertes destinées aux citoyens. Blanko identifie dans la politique de confidentialité de Pando (Pando étant la plateforme d’Espace Citoyen) quels sont les Renseignements personnels collectés, à quelles fins ainsi que ses différentes pratiques à leurs égards. Vous pouvez également consulter la Politique de confidentialité de Blanko.

SirsiDynix. SirsiDynix et Sirsi Corporation collectent en Notre nom les Renseignements personnels transigeant sur le Portail pour la bibliothèque et Nous Communique.

• Des renseignements d’identifications notamment en présence d’un compte en ligne ;
• Les renseignements dont nous avons besoin pour offrir la prestation de Nos Services, tels les renseignements concernant les Services que Nous Vous avons rendus ou que Nous Vous rendons. Ces renseignements seront réclamés dans le cadre de formulaires.

Pour plus d’informations, Vous pouvez consulter SirsiDynix: Privacy Policy (en anglais seulement). 

Amilia. Les entreprises Amilia Inc. (ci-après « Amilia ») collecte en notre nom des Renseignements personnels dans le cadre d’inscription ou de réservation à certaines activités. Amilia collecte et Nous communique :

• Des renseignements d’identifications notamment en présence d’un compte en ligne ;
• Vos coordonnées dont l’adresse courriel;
• Les renseignements dont nous avons besoin pour offrir la prestation de Nos Services, tels les renseignements concernant les Services que Nous Vous avons rendus ou que Nous Vous rendons. Ces renseignements seront réclamés dans le cadre de formulaires.

À noter qu’Amilia peut recueillir plus de renseignements personnels que simplement ceux-ci. Les renseignements énumérés sont ceux qui Nous sont communiqués. Pour plus d’informations, Vous pouvez consulter la Politique de confidentialité d’Amilia.

Talkdesk. Talkdesk recueille pour Nous des Renseignements personnels lorsque Vous utilisez Notre service de clavardage sur le Site web de la Ville ou lorsque Vous nous téléphonez, communiquez des informations par courriels ou que vous utilisez nos services de messagerie. Pour plus d’informations, Vous pouvez consulter la Talkdesk Privacy Notice (en anglais seulement). Talkdesk recueille et utilise pour nous des renseignements personnels afin de :

• Créer des Enregistrements vocaux pour services téléphoniques à des fins de contrôle de qualité du service à la clientèle ;
• Créer un registre d'appel pour le suivi et statistiques ; et
• Gérer et faciliter le traitement des messages que Vous nous communiquez par Messagerie ou courriel.

Jobillico. Jobillico peut nous communiquer des Renseignements personnels dans le cadre de recherche de candidatures à un poste d’emploi. Jobillico Nous communiquera les informations en lien avec cette candidature dont le curriculum vitae, les identifiants ainsi que les coordonnées du candidat. Pour plus d’informations, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Jobillico.

Microsoft. Lorsque Vous prenez un rendez-vous il se peut que le service Microsoft Bookings recueille pour Nous Vos renseignements personnels afin de faciliter la gestion de Nos rendez-vous. Pour plus d’informations, Vous pouvez consulter la Déclaration de confidentialité ainsi que l’Énoncé de confidentialité de Microsoft ; 

3.3 Refuser une collecte facultative

Comment refuser une collecte facultative. Vous pouvez refuser une collecte identifiée comme « facultative »:

• en n’inscrivant pas Vos Renseignements personnels dans Nos formulaires électroniques ou papiers lorsque la communication de ceux-ci est indiquée comme étant facultative ;
• en communiquant une demande à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente politique.
• en sélectionnant « refuser », dans la Bannière de témoins de connexion.
• Mesures offertes pour refuser des moyens de collecte des Renseignements personnels. Vous pouvez également Nous communiquer Vos Renseignements personnels autrement que par moyens technologiques comme Notre Site web. Vous pouvez Nous communiquer ceux-ci :
• par courriel ;
• par téléphone ; ou
• en personne.

3.4 Utilisation des Renseignements personnels

Fins des Renseignements personnels. Nous pouvons utiliser Vos Renseignements personnels aux fins décrites ci-dessous :

• Exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir les fonctionnalités de Notre Site web ;
• Vous présenter et fournir Nos Services, incluant les Services définis dans la section 2 - Définitions ;
• Évaluer les candidatures à un poste d’emploi ;
• Exécuter Nos obligations contractuelles envers Vous ;
• Gérer la facturation et traiter les paiements ;
• Prendre rendez-vous avec Vous ;
• Traiter et résoudre les plaintes, les insatisfactions ou tous commentaires ;
• Prévenir les actes illégaux et réaliser des enquêtes à leurs égard ;
• Promouvoir un environnement sécuritaire ;
• Développer, améliorer et offrir de nouveaux Services ;
• Vous envoyer des messages, des mises à jour, des alertes de sécurité ;
• Répondre à Vos questions et Vous fournir une assistance au besoin ;
• Effectuer des recherches, des analyses et des statistiques en lien avec les utilisations du Site Web, de Notre Ville et de Nos Services ;
• Détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables ; ou
• Pour toute autre fin imposée ou permise par les lois applicables.

3.5 Accès, communication et transfert des Renseignements personnels

Accès et communications possibles. Nous pouvons transférer, communiquer ou permettre l’accès de Vos Renseignements personnels à Nos employés ainsi qu’à Nos Fournisseurs de services, qui ont besoin de ces renseignements pour Nous aider à exploiter Notre Site web, réaliser Nos Services, réaliser Nos activités ou Vous servir.

3.5.1 Accès aux Renseignements personnels dans la Ville

Limitation des accès aux Renseignements personnels. Vos Renseignements personnels ne sont accessibles qu’à Nos administrateurs, employés ou représentants auxquels l’accès à Vos Renseignements personnels est nécessaire pour qu’ils puissent exercer leurs fonctions. À ce titre, Vos Renseignements peuvent être accessibles à :

• Notre Responsable de la protection des renseignements personnels ;
• Nos services TI (« Technologies de l’information ») ;
• Notre service de communications et de relations avec les citoyens ;
• Notre service d’urbanisme ;
• Notre service de gestion des actifs ;
• Notre service d’incendies ;
• Nos services des finances et taxations ;
• Nos services juridiques et le service du greffe; et à
• Nos ressources humaines (en cas de candidature à un emploi).

Si vous communiquez une demande à un service spécifique, (e.x. Services de travaux publics, bibliothèque, Service d’urbanisme et de développement durable…) ce service aura accès à vos Renseignements personnels pour traiter votre demande.

3.5.2 Fournisseurs de services et autres tierces parties

Nos fournisseurs de services. Bien que Nous tentions d’éviter de communiquer Vos Renseignements personnels à des tiers, Nous pouvons faire appel à des Fournisseurs de services pour exécuter divers services pour Notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, le marketing, ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de données. Nous avons défini ci-dessous certains cas pour lesquels un tel partage peut avoir lieu :

• Nous utilisons le Témoin de connexion Google Analytics pour analyser l’audience du Site Web et créer des statistiques. Pour plus d’informations, consultez la politique de confidentialité de Google ainsi que leur tableau des témoins de connexion destinés à la publicité et à la mesure (en anglais seulement) ;
  
  Veuillez noter que ce Témoin de connexion peut collecter des Renseignements personnels pouvant Vous localiser, Vous suivre de Site web en site web et pouvant réaliser un profilage de Vos activités sur le web (publicité ciblée) ;
  
  Ce Témoin de connexion communique Vos Renseignements personnels à Google pour les fins identifiées dans la section 6.3. Liste des Fichiers Témoins utilisés sur le Site web ;
• Nous utilisons un Témoin de connexion de Java (de la compagnie Oracle) sur le Portail pour la Bibliothèque qui est utilisé pour maintenir une session utilisateur dépersonnalisé par le serveur dans les applications web Java™ 2 Platform Enterprise Edition. Il s'agit d'un cookie nécessaire qui expire à la fin d'une session. Pour plus d’information veuillez consulter la Politique générale de protection des renseignements personnels d’Oracle.
• Nous utilisons YouTube pour présenter Nos produits et Services. Pour plus d’information Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Google ;
• Nous utilisons Google Ads pour analyser l’audience de Nos Services, établir des statistiques et converser avec des clients et prospects. Pour plus d’informations, consultez la politique de confidentialité de Google ainsi que leur tableau des témoins de connexion publicitaires et de mesure (en anglais seulement) ;
  
  Veuillez noter que ce Témoin de connexion peut Vous identifier et réaliser un profilage de Vos activités sur le web afin de Vous communiquer de la publicité qui répondrait à Vos intérêts (publicité ciblée) ;
  
  Ce Témoin de connexion communique à Google pour les fins identifiées dans la section 6.3. Liste des Fichiers Témoins utilisés sur le Site web ;
• Nous utilisons les services de Meta (Facebook Pixel) pour permettre de comprendre et de diffuser des annonces, établir des statistiques et converser avec des clients et prospects. Pour plus d’informations, consultez la politique de confidentialité de Meta ;
  
  Veuillez noter que ce Pixel peut Vous identifier et réaliser un profilage de Vos activités sur le web à des fins afin de Vous communiquer de la publicité qui répondrait à Vos intérêts (publicité ciblée) ;
  
  Ce Pixel communique Vos Renseignements personnels à Meta pour les fins identifiées dans la section 6.3. Liste des Fichiers Témoins utilisés sur le Site web ;
• Nous utilisons les services des réseaux sociaux Facebook et Instagram du groupe Meta pour communiquer sur Nos Services. Pour plus d’informations, consultez la politique de confidentialité de Meta ;
• Nous utilisons les services du réseau social LinkedIn afin de converser avec Vous et avec des candidats ou prospects à des fins de recrutements. Pour plus d’informations, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de LinkedIn ;
• Nous utilisons les services de Microsoft (Microsoft Booking, Outlook et la suite Microsoft Office) pour stocker Nos documents et Nos courriels. Pour plus d’informations, consultez la Déclaration de confidentialité ainsi que l’Énoncé de confidentialité de Microsoft ;
  
  Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 3.1-Collecte de Renseignements personnels peuvent être communiquées ou conservées par le biais de ce service.
• Nous utilisons les services de Blanko et OVHCloud pour l’hébergement de Notre Site web. Ce faisant Blanko et OVHCloud peuvent avoir accès à vos Renseignements personnels. Pour plus d’informations Vous pouvez consultez la Politique de confidentialité de Blanko et la documentation en protection des données personnelles d’OVHCloud ;
  
  Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 3.1-Collecte de Renseignements personnels peuvent être communiquées ou conservées par le biais de ce service.
• Nous utilisons Metatracer sur Nos systèmes numériques afin de faciliter la détection et la gestion de Vos Renseignements personnels et de ceux de Nos employés, le tout, pour assurer Notre conformité avec les lois sur la vie privée.
  
  Metatracer ne collecte, comme Renseignements personnels, que des renseignements d’identification.

3.5.3 Communication à l’extérieur du Québec

Communication des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Nous pouvons communiquer Vos Renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Protections lors de la communication à l’extérieur du Québec. Avant de communiquer Vos Renseignements personnels à des tiers à l’extérieur du Québec, Nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin d’évaluer quels sont les risques pouvant affecter la sécurité de Vos Renseignements personnels. Cette évaluation permet également d’identifier les mesures de sécurité adéquates qui permettront d’amoindrir ou d’éliminer ces risques. La communication fera ensuite l’objet d’une entente écrite contraignant ces tiers à respecter de telles mesures.

3.5.4 Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de Nos droits

Communications spécifiques de Vos Renseignements personnels. Nous pouvons communiquer Vos Renseignements personnels lorsque Nous estimons qu’une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment :

• pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de Votre pays de résidence ;
• pour protéger Nos activités ;
• pour Nous conformer à des procédures judiciaires ;
• pour protéger Nos droits, la vie privée de Nos employés, dirigeants et administrateurs, Notre sécurité et Notre propriété ;
• pour protéger Votre vie privée ainsi que Vos droits, ou la vie privée et les droits de tiers ;
• pour Nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que Nous pourrions subir ; et
• lorsque cela est conforme ou obligatoire selon les lois applicables, y compris des lois en dehors de Votre pays de résidence.

3.6 Consentement

Consentements pour la collecte, l’utilisation ou la communication de Renseignements personnels. À moins que la loi n’y prévoie autrement, la Ville obtient Votre consentement à ce que Nous recueillions, utilisions et communiquions Vos Renseignements personnels. Toutefois, si Vous Nous fournissez des Renseignements personnels au sujet d’autres personnes, Vous devez Vous assurer de les avoir dûment avisées que Vous Nous fournissez leurs renseignements en plus d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication.

Critères du consentement requis. Nous solliciterons Votre consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques avant d’utiliser ou de communiquer Vos Renseignements personnels à d’autres fins que celles énoncées aux présentes. Nous solliciterons également Votre consentement explicite chaque fois que des Renseignements personnels sensibles seront impliqués dans une des activités de traitements de la Ville. Nous demanderons Votre consentement pour chacune des fins spécifiques en termes simples et clairs, distinctement de toute autre information qui Vous sera communiquée.

EN UTILISANT NOS SITES WEB, EN TRANSMETTANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR COURRIEL OU À L’AIDE D’UN FORMULAIRE EN LIGNE, VOUS CONSENTEZ À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET À LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN CONFORMITÉ AVEC LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.

Refus d’utiliser le site web. Si Vous n’y consentez pas, veuillez cesser d’utiliser le Site web de la Ville. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, Vous pouvez retirer Votre consentement en tout temps, sur transmission d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si Vous choisissez de retirer Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de Vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de Notre Site web pourraient ne plus Vous être accessibles ou bien Nous ne pourrons plus Vous offrir certains de Nos services.

3.7 Conservation des Renseignements personnels

Conservation des Renseignements personnels. Sous réserve des lois applicables, Nous conservons Vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que Vous ne consentiez à ce que Vous Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin.

Informations supplémentaires. Pour obtenir plus d’information sur les périodes pendant lesquelles Vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez contacter Notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique ou consulter Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels.

4. Vos droits

Liste de droits. À titre de personne concernée, Vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en communiquant par écrit avec Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à l’article 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la Politique. Veuillez noter que Nous pouvons Vous demander de vérifier Votre identité avant de répondre à l’une ou l’autre de ces demandes.  

• Vous avez le droit d’être informé des Renseignements personnels que Nous détenons à Votre sujet, de leur utilisation, communication, conservation et de leur destruction, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable ;
• Vous avez le droit d’accéder à Vos Renseignements personnels, de demander une copie des documents contenants Vos Renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable et d’obtenir, le cas échéant, des détails supplémentaires sur la manière dont Nous les utilisons, communiquons, conservons et détruisons en communiquant une demande écrite à Notre Responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique ;
• Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les Renseignements personnels que Nous détenons à Votre sujet s’ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts en communiquant une demande écrite à Notre Responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique ;
• Vous avez le droit de retirer ou modifier Votre consentement à la collecte, utilisation et communication de Vos Renseignements personnels collectés au terme d’une collecte facultative (tel qu’identifiée à la section 3.1 - Collecte de Renseignements personnels de la présente Politique) en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables ;
• Vous avez le droit de Nous demander de cesser de diffuser Vos Renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à Votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire ;
• Vous avez le droit de demander que Vos Renseignements personnels Vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• Vous avez le droit d’être informé d’un incident de confidentialité concernant Vos Renseignements personnels qui pourrait Vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et Nous évaluons les préjudices qu’ils peuvent causer ;
• Vous avez le droit de porter plainte en suivant Notre processus de traitement des plaintes prévues à Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels ; et
• Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

5. Questions et Plaintes

Processus de plaintes. Vous pouvez adresser toutes plaintes à l’égard de Nos pratiques et politiques de protection de Vos Renseignements personnels en suivant Notre processus de traitement des plaintes prévues à Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels.

Questions. Vous pouvez également Vous adresser à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question relative à la présente politique de confidentialité en utilisant les coordonnées identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels.

Nécessité de Vous identifier. Afin de donner suite à Votre demande, il peut Vous être demandé de fournir un document d’identification approprié ou de Vous identifier autrement.

6. Témoins de connexion et autres technologies similaires

Utilisation de témoins de connexion. Les témoins de connexion (aussi appelés « Cookies ») sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur Votre appareil ou sur Votre navigateur. Ils permettent de recueillir certaines informations lors de Votre visite du Site web, dont Votre langue de préférence, le type et la version de Votre navigateur, le type d’appareil que Vous utilisez et l’identifiant unique de Votre appareil. Si certains témoins de connexion sont supprimés après que la fin de la session de Votre navigateur, d’autres témoins de connexion sont conservés sur Votre appareil ou sur Votre navigateur afin de permettre de reconnaître Votre navigateur lors de Votre prochaine visite du Site web.  Nous utilisons des témoins de connexion et autres technologies de collecte similaires comme les Pixels (collectivement les « Fichiers Témoins ») pour Nous aider à opérer, protéger et optimiser le Site web et les Services que Nous offrons.

Listes des fichiers témoins. Pour en savoir plus sur la manière dont Nous utilisons les Fichiers Témoins, Vous pouvez consulter le tableau 6.3. Listes des Fichiers Témoins sous-mentionné.

6.1. Distinctions entre fichiers témoins

Types de Fichiers témoins. Les Fichiers Témoins utilisés sur les sites web peuvent être classés comme suit :

Nécessaire: 

Les fichiers témoins nécessaires sont cruciaux pour les fonctions de base du site Web et celui-ci ne fonctionnera pas comme prévu sans eux. Ces fichiers témoins ne stockent aucune donnée personnellement identifiable.

Fonctionnelle:

Les fichiers témoins fonctionnels permettent d'exécuter certaines fonctionnalités telles que le partage du contenu du site Web sur des plateformes de médias sociaux, la collecte de commentaires et d'autres fonctionnalités tierces.

Analytique:

Les fichiers témoins analytiques sont utilisés pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site Web. Ces témoins aident à fournir des informations sur le nombre de visiteurs, le taux de rebond, la source de trafic, etc.

Fichiers Témoins de première et de tierce partie : le fait qu'un Fichier Témoin soit de « première » ou de « tierce partie » fait référence au domaine qui place le Fichier Témoin.

• i. Les Fichiers Témoins de première partie sont ceux placés par un site web qui est visité par l'utilisateur à ce moment-là (par exemple, les Fichiers Témoins placés par le domaine de Notre Site web).
• ii. Les Fichiers Témoins tiers sont des Fichiers Témoins placés par un domaine autre que celui du site web visité par l'utilisateur. Si un utilisateur visite un site web et qu'une autre entité place un Fichier Témoin par le biais de ce site web, il s'agirait d'un Fichier Témoin tiers.

Fichiers Témoinspersistants. Ces Fichiers Témoins restent sur l'appareil d'un utilisateur pendant la période spécifiée dans le Fichier Témoin. Ils sont activés chaque fois que l'utilisateur visite le site web qui a créé ce Fichier Témoin particulier.

Fichiers Témoins de session. Ces Fichiers Témoins permettent aux opérateurs de sites web de lier les actions d'un utilisateur pendant une session de navigateur. Une session de navigation commence lorsqu'un utilisateur ouvre la fenêtre du navigateur et se termine lorsqu'il ferme la fenêtre du navigateur. Les Fichiers Témoins de session sont créés temporairement. Une fois que Vous fermez le navigateur, tous les Fichiers Témoins de session sont supprimés.

6.2. Consentements aux Fichiers Témoins

Bannière de témoins de connexion. Nous demandons Votre consentement exprès avant de placer des Fichiers Témoins de Performance, de Fonctionnalité ou de Ciblage sur Votre ordinateur. Vous pouvez exercer Vos choix grâce à la Bannière de témoins de connexion en utilisant les liens qui sont présentés à la section 6.3 – Listes des Fichiers Témoins.

Comment refuser les témoins de connexion par Votre navigateur. Vous pouvez configurer Votre navigateur de manière à être informé de la mise en place de Fichiers Témoins lors de Votre visite du Site web, pour que Vous puissiez décider, dans chaque cas, d’acceptation ou de refuser l’utilisation de certains ou de tous les Fichiers Témoins. Veuillez noter que la désactivation des Fichiers Témoins sur Votre navigateur pourrait nuire à Votre expérience de navigation sur le Site web et Vous empêcher d’utiliser certaines de ses fonctionnalités.

6.3. Listes des Fichiers Témoins

Les Fichiers Témoins utilisés diffèrent selon les sites. Ainsi :

• Notre « Site de la Ville » comprend les Témoins de connexion inscrit et consenti dans sa Bannière de connexion qui peut être accédée en cliquant ici.
• Notre « Espace Citoyen » comprend les Témoins de connexion inscrit et consenti dans sa Bannière de connexion qui peut être accédée en cliquant ici.
• Notre « FAQ » comprend les Témoins de connexion inscrit et consenti dans sa Bannière de connexion qui peut être accédée en cliquant ici;
• Notre « Portail pour la bibliothèque » inscrit et consenti dans sa Bannière de connexion qui peut être accédée en cliquant ici.

7. Mesures de sécurité

Objectifs de Nos mesures de sécurité. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de Vos Renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, atteintes, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non autorisée. Ces mesures comprennent notamment des :

• Mesures administratives. Sur le plan administratif, l’adoption d’une série de mesures, politiques et de procédures dans le cadre de la mise en place de Notre programme de gouvernance de l’information qui notamment :
  • encadrent l’accès, la communication, la conservation, la dépersonnalisation, y compris la destruction ou l’anonymisation des Renseignements personnels ;
  • déterminent les rôles et les responsabilités de Nos employés durant tout le cycle de vie des Renseignements personnels et des documents ;
  • établissent les procédures d’intervention et de réponse en cas d’incident de confidentialité ;
  • encadrent le processus des demandes et des plaintes relatives à la protection et au traitement des Renseignements personnels.
• Mesures techniques. Sur le plan technique, le recours à plusieurs moyens tels que :
  • l’utilisation de la technologie « Secure Socket Layer (SSL) » ;
  • la limitation des privilèges d’accès aux Renseignements personnels ;
  • l’utilisation de systèmes de sauvegarde ;
  • l’utilisation de logiciels de surveillance de réseaux ; et
  • un système pare-feu.

Liste de mesures incomplète. Nous n’avons pas énuméré de manière exhaustive l’ensemble de mesures que Nous mettons en place étant donné la nature publique de la présente Politique.

Impossibilité de garantir une absence complète de risque. Malgré les mesures décrites ci-dessus, Nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de Vos Renseignements personnels. Si Vous avez des raisons de croire que Vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter Notre Responsable de la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à l’article 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessus.

8. Modification de la présente Politique de confidentialité

Droit de modifier la présente Politique. Nous Nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, Nous publierons un avis de modification de la politique. Cet avis mentionnera :

• la date de sa publication ;
• l’objet général des modifications apportées à la politique de confidentialité, lesquelles seront précisées dans une section dédiée à cette politique sur Notre Site web ;
• la date d’entrée en vigueur des modifications ;
• si applicable, des motifs pour lesquels la politique doit être modifiée en moins de quinze (15) jours.

Délai de mise en œuvre. En l’absence de circonstances urgentes, l’avis sera publié et, si possible, Vous sera communiqué par courriel au minimum quinze (15) jours avant la date d’entrée en vigueur de la nouvelle version de Notre Politique.

Refus de la nouvelle Politique. Si Vous n’approuvez pas les nouvelles conditions de la Politique de confidentialité, Nous Vous invitons à ne plus utiliser Notre Site web et Nos Services. Si Vous continuez d’utiliser Notre Site web ou Nos Services après l’entrée en vigueur de la nouvelle version de Notre Politique, Votre utilisation de Notre Site web et Nos Services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.

9. Liens vers des sites web de tiers

Responsabilité des sites web de tiers. Il peut arriver à l’occasion que Nous incluions sur Notre Site web des références ou des liens vers des sites web, produits ou services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par la Ville, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n’assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux Services que Nous offrons.

10. Individus âgés de moins de 14 ans

Consentement des mineurs de moins de 14 ans. Nous ne recueillons et n'utilisons pas sciemment des Renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Si Vous avez moins de 14 ans, Vous ne devez pas Nous fournir Vos Renseignements personnels sans le consentement de Vos parents ou de Votre tuteur. Si Vous êtes un parent ou un tuteur et que Vous apprenez que Votre enfant Nous a fourni des Renseignements personnels sans consentement, veuillez Nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à la section 1b) ci-dessus pour demander que Nous supprimions les Renseignements personnels de cet enfant de Nos systèmes.

11. Lois applicables

Lois du Québec et du Canada. Les lois du Canada et du Québec, à l’exclusion de règles de conflit de droit, régiront le présent accord et Votre utilisation du Site web. Votre utilisation du Site web peut également être assujettie à d’autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales.